Contoh Dokumen Sumber Internal dan Eksternal Dalam Akuntansi

        Transaksi-transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan tentunya akan dicatat dan dibuatkan laporan keuangan. Transaksi tersebut pastinya mempunyai bukti fisik berupa sumber internal maupun sumber eksternal. Berikut ini adalah contoh dokumen sumber dalam akuntansi yang terdiri dari sumber internal atau dokumen yang berasal dari internal perusahaan dan sumber eksternal atau dokumen yang berasal dari luar perusahaan. Sehingga, dengan adanya bukti transaksi ini merupakan hal penting untuk membuat catatan dan laporan keuangan suatu perusahaan bisnis.

Dokumen Sumber Internal

1. Bukti Kas masuk

Bukti kas Masuk adalah tanda bukti bahwa perusahaan sudah menerima uang secara cash ataupun secara tunai. Fungsi bukti kas masuk untuk mencatat dana kas yang masuk ke perusahaan, dana masuk ini diluar dari transaksi yang ada pada program.

2. Bukti Kas Keluar

Bukti kas Keluar adalah tanda bukti bahwa perusahaan sudah mengeluarkan uang. Seperti misalnya pembayaran gaji. Fungsi bukti kas keluar adalah digunakan oleh pihak perusahaan dalam melakukan kegiatan pencatatan transaksi keluar dan pengelolaan laporan keuangan.

3. Memo

Memo adalah bukti terjadinya transaksi di dalam perusahaan seperti penggunaan persediaan, bahan baku, dan kas. Sehingga, memo ini tidak dibagikan ke pihak eksternal perusahaan. Fungsi Memo untuk meminta atau memberikan suatu informasi kepada seseorang yang hendak dituju.

4. Slip Gaji Karyawan

Slip gaji untuk perusahaan adalah untuk dokumentasi pencatatan pengeluaran gaji yang dibayarkan perusahaan. Slip gaji berfungsi sebagai laporan keuangan perusahaan dan bukti resmi bahwa pemberi kerja telah membayarkan gaji kepada karyawannya.

Dokumen Sumber Eksternal

1. Faktur

Faktur/Invoice adalah sebuah dokumen yang berisi tagihan ataupun kredit yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli. Fungsi faktur adalah untuk menagih biaya yang harus di bayarkan oleh pembeli baik itu barang ataupun jasa.

2. Faktur Pajak  

Faktur Pajak adalah sebuah faktur yang dikeluarkan oleh instansi pajak. Faktur ini berisi bukti pungutan pajak PKP (pengusaha kena pajak) yang melakukan penyerahan barang kena pajak atau penyerahan jasa kena pajak. Fungsi faktur pajak sebagai bukti bahwa PKP telah melakukan penyetoran, pemungutan, Pelaporan SPT masa PPN sesuai dengan peraturan yang berlaku.

3. Kwitansi

Kwitansi adalah alat bukti penerimaan sejumlah uang atas pembayaran yang dilakukan secara tunai atau kontan. Kwitansi dibuat dan ditanda tangani oleh kedua belah pihak baik pihak yang menerima uang maupun pihak yang sudah melakukan pembayaran. Fungsi Kwitansi sebagai bukti bagi pembeli bahwa telah terjadi transaksi dan pembelian telah menyerahkan uangnya kepada penjual. 

4. Nota Kontan

Nota kontan adalah bukti transaksi atau dokumen pembayaran yang dikeluarkan oleh penjual pada pembeli atas penjualan barang secara tunai. Fungsi Nota Kontan sebagai dokumen acuan saat perusahaan menyusun laporan keuangan. Nota ini akan digunakan sebagai dokumen untuk membandingkan jumlah stok yang terjual di nota dengan stok yang ada di gudang.

5. Nota Kredit

Nota kredit adalah sebuah dokumen yang digunakan oleh seseorang dalam membuktikan telah terjadinya pengurangan piutang usaha. Fungsi Nota Kredit sebagai alat persetujuan dari penjual atas permohonan pengurangan harga yang diminta oleh pembeli karena barang yang diterima mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan apa yang dipesan oleh pembeli. 

6. Nota Debet  

Nota Debet adalah dokumen transaksi permintangan pengurangan harga kepada pihak penjual atau bukti yang berisi informasi yang menyatakan tentang pengiriman kembali barang yang tidak sesuai pesanan (rusak).Fungsi Nota Debet adalah meminta koreksi harga tertentu, dan bukti untuk melakukan stock opname dan pendataan lainnya.  

7. Cek 

Cek adalah Surat perintah yang dibuat oleh pihak yang mempunyai rekening di bank agar bank tersebut membayar sejumlah uang kepada pihak yang disebut oleh pemilik rekening. Cek ditandatangi oleh pihak yang menjadi nasabah, kemudian nasabah tersebut memiliki simpanan pada bank dalam bentuk giro. Fungsi cek sebagai surat perintah dari nasabah kepada bank untuk untuk membayar dengan uang tunai kepada orang yang ditunjuk kepada pemegang cek tersebut. 

8. Bilyet Giro

Bilyet Giro adalah surat perintah untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekening nasabah suatu bank ke rekening penerima yang namanya disebutkan dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank lain. Fungsi Bilyet Giro sebagai alat pembayaran non tunai, terutama untuk transaksi dalam jumlah besar.

9. Slip Pembayaran Bank

Slip pembayaran menjadi dokumen sumber yang bertujuan untuk memberikan bukti bahwa pada tanggal tertentu, sejumlah tertentu telah disimpan di bank.

10. Rekening Koran

Rekening koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para nasabahnya dan dipakai untuk dasar penyesuaian pencatatan antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank.

Referensi: www.google.com